Gita Djambek Ringkasan: Memberikan umpan balik negatif, khususnya kepada seseorang dengan kekuasaan yang lebih dibandingkan Anda tentu membutuhkan keberanian besar.
Lima bulan setelah memulai pekerjaan pertamanya sebagai management trainee di agensi periklanan global, segala sesuatunya berlangsung dengan baik untuk Tariq, kecuali untuk satu hal: Daniel.
Seseorang dengan pencapaian tinggi yang memiliki banyak pengalaman dan semangat, Daniel yang merupakan supervisornya terkadang sangat membantu. Pada waktu lainnya, Daniel bertindak melampaui batas, terutama saat meeting tim. Meski bermaksud baik, Daniel terus memotong pembicaraan Tariq untuk menjelaskan poin apa pun yang ingin Tariq sampaikan.
Lalu, Tariq mengungkapkannya mengenai rasa frustrasinya kepada saya sebagai mentornya dan ketakutannya terlihat tidak kompeten di depan rekan kerjanya. Berada pada pekerjaan pertama baginya, Tariq tidak yakin kalau dia harus mengonfrontasi Daniel. “Haruskah saya memendamnya?” tanya Tariq. “Kami harus bekerja bersama setiap hari dan saya tidak ingin keadaannya menjadi tegang atau canggung.”
Ini merupakan posisi yang dirasakan banyak karyawan baru — dan saya memahaminya. Jika Anda berhadapan dengan supervisor yang menginterupsi Anda, mengkritik Anda di depan orang lain, merendahkan Anda, atau hal lainnya, memberikan umpan balik kepada atasan Anda bukanlah hal yang mudah.
Jadi, apa yang harus Anda lakukan?
Langkah 1: Tanyakan diri sendiri.
Saya dan Tariq telah beberapa kali berdiskusi sebelum memutuskan cara yang harus dia lakukan ke depannya. Untuk memulainya, kami menanyakan diri dengan dua pertanyaan.
1) Apakah Anda membesar-besarkan persoalan?
Sebelum melakukan sesuatu, luangkan waktu untuk berpikir apakah keadaannya memerlukan suatu percakapan. Jika manajer Anda berperilaku buruk satu kali pada satu hari yang buruk, Anda mungkin dapat membiarkannya. Akan tetapi, jika perilaku ini berulang, mungkin Anda harus menyampaikannya.
Jika manajer Tariq hanya sekali memotong pembicaraannya, untuk menambahkan nilai pada presentasi atau menambahkan sesuatu yang penting, sesi umpan balik mungkin tidak diperlukan.
Sayangnya, situasinya tidak seperti itu.
2) Apakah biaya potensial melebihi potensi manfaat? Dengan kata lain, seberapa pentingkah hal ini untuk Anda?
Jika manajer Anda adalah orang yang menunjukkan kalau dia berinvestasi dalam pengembangan diri Anda dan mendorong Anda untuk berkinerja lebih baik, pertimbangkan jika pemberian umpan balik kepada manajer Anda akan memperburuk kualitas hubungan Anda.
Apakah manajer Anda akan mengapresiasinya ataukah akan membela diri dan berpikir Anda tidak menginginkan bantuan mereka?
Satu cara untuk mengukur hal ini adalah dengan memperhatikan cara manajer Anda merespons umpan balik dari bawahan lainnya. Tanyakan rekan kerja Anda jika mereka dapat memberikan pengertian kepada Anda, atau uji reaksi terlebih dahulu dengan memberikan umpan balik yang netral atau positif kepada manajer Anda dengan memperhatikan respons mereka.
Jika Anda menganggap berbicara langsung bukan cara terbaik, pikirkan jalur penyampaian umpan balik lainnya, seperti survei karyawan yang bersifat anonim.
Langkah 2: Siapkan.
Jika Anda telah menjawab pertanyaan ini, dan memutuskan untuk maju dengan melakukan percakapan langsung, inilah waktu untuk menjadi proaktif. Berikut adalah empat hal yang Anda perlu siapkan.
1) Alokasikan waktu pada kalender manajer Anda.
Cobalah untuk melakukan percakapan dalam satu atau dua hari setelah peristiwa terjadi sehingga masih segar dalam ingatan setiap orang. Beri tahu manajer Anda (secara langsung atau dengan surel) kalau Anda ingin menemuinya sebentar dan jelaskan maksud pertemuan ini.
Anda mungkin mengatakan sesuatu seperti, “Saya harap kita dapat berbincang selama 30 menit minggu ini kalau Anda tidak sibuk. Saya ingin berbicara dengan Anda mengenai meeting terakhir tim kita. Akan tetapi, saya pikir, lebih baik jika kita melakukannya secara empat mata.
Kirimkan surel undangan untuk mengalokasikan waktu dalam kalender mereka pada hari yang Anda pilih untuk melakukan percakapan. Melakukannya di pagi hari atau menjelang siang hari merupakan waktu terbaik. Tidak ada sesuatu yang lebih penuh tekanan dibandingkan menunggu percakapan yang sulit selama lima jam. Pastikan surel undangan telah memiliki penanda yang jelas untuk mengingatkan manajer Anda atas hal yang akan didiskusikan. “Umpan balik meeting tim hari Kamis,” contohnya, lebih jelas dibandingkan sesuatu yang ambigu, seperti “Diskusi singkat.”
Tariq memberi tahu saya langkah pertama memang sangat menakutkan dan membebaskan.
Menakutkan karena jika telah mengalokasi waktu, artinya percakapan ini akan benar-benar terjadi. Membebaskan karena dia tahu apa yang dia putuskan akan dilakukan akan berdampak pada kariernya.
2) Identifikasi hal yang ingin Anda katakan di awal percakapan.
Identifikasi ini penting karena akan menetapkan perasaan selama berjalannya percakapan. Tariq berlatih menyampaikan pernyataan ini untuk memulai percakapan dengan Daniel:
“Terima kasih, Daniel. Saya benar-benar menghargai waktu Anda untuk mendengarkan saya. Ada sesuatu yang saya pikirkan dari meeting tim kita yang terakhir. Saya ingin memberi tahu Anda dengan apa yang saya rasakan karena saya pikir kejujuran penting bagi kita untuk menjaga hubungan yang kuat. Apakah Anda tidak keberatan?”
Lihatlah struktur perkataannya:
- Tariq menyatakan rasa terima kasih.
- Dia merangkai kekhawatirannya dengan cara yang konstruktif.
- Tariq secara eksplisit menanyakan apakah Daniel keberatan atas percakapan yang ada — tindakan ini adalah metode yang dikenal sebagai “lanjutkan dengan persetujuan.”
Kita tahu dari teori negosiasi kalau membuat orang-orang mengatakan “ya” beberapa kali di awal percakapan menciptakan iklim yang lebih konstruktif. Ketika Anda tidak secara eksplisit meminta seseorang untuk setuju pada sesuatu, lebih mudah bagi mereka untuk menolak atau mengubah topik setelahnya.
3) Pilih metode umpan balik.
Karena ada beberapa cara dalam memberikan umpan balik, saya merekomendasikan Tariq untuk bereksperimen dengan model umpan balik Situasi-Perilaku-Dampak (SBI), yaitu model tiga langkah yang masuk akal dalam mengatur panggung dialog dua arah.
Ketika diterapkan dengan sesuai, SBI secara keseluruhan tidak menghakimi sehingga membuatnya alat yang baik untuk percakapan yang sulit. Jika Anda adalah orang yang spesifik dan menghindari generalisasi, umpan balik Anda lebih mungkin akan didengar dan direfleksikan ketimbang ditolak.
Pada situasi Tariq, inilah cara setiap langkah dalam model SBI dipraktikkan:
- Tunjukkan kapan dan di mana perilaku spesifik terjadi (situasi) untuk menetapkan konteks. “Selama meeting tim kita Selasa lalu, ketika saya mempresentasikan penelitian pasar…”
- Jelaskan dengan terperinci terhadap apa yang Anda lihat atau dengar (perilaku spesifik): “Selama rapat tim kita Kamis lalu, ketika saya mempresentasikan penelitian pasar, saya lihat Anda menyela saya tiga kali…”
- Jelaskan dampaknya (cara perilaku itu membuat Anda berpikir dan merasakan sesuatu): “Selama rapat tim kita Kamis lalu, ketika saya mempresentasikan penelitian pasar, saya lihat Anda menyela saya tiga kali dan tindakan itu membuat saya kurang dihargai.”
Bagaimanapun juga, ingatlah untuk menggunakan kata-kata Anda dengan tepat. Jika Tariq memilih kata yang kurang jelas seperti “sering kali” daripada “tiga kali”, misalnya, lantas dia akan membuat umpan baliknya terbuka dengan berbagai penafsiran, yang berpotensi menyebabkan diskusi yang tidak diinginkan mengenai yang benar-benar dimaksud dengan “sering kali”.
4) Berlatih menyampaikannya.
Meski model ini mungkin terlihat “singkat dan indah,” namun ini sebenarnya agak sulit diingat daripada yang Anda pikirkan — khususnya jika Anda merasa gugup. Jika Anda belum pernah melakukan percakapan seperti ini sebelumnya, merasa gugup merupakan hal yang lumrah.
Dengan berlatih tentang hal yang akan Anda katakan sebelumnya akan membantu Anda menenangkan pikiran dan menyampaikan pesan Anda dengan cara sejelas mungkin.
Ada tiga orang yang dapat membantu pada langkah ini: teman, kolega yang dipercaya, atau mentor. Berlatihlah menyampaikan pesan Anda kepada satu orang — atau dengan ketiga orang itu. Ketika Anda berlatih, tanyakan orang lain dengan pertanyaan berikut:
- Apakah pesan saya disampaikan dengan autentik?
- Apakah Anda memahami inti pesan saya?
- Apa yang Anda rasakan setelah mendengarkan pesan saya?
Ketika Tariq berlatih model SBI dengan saya, dia menyampaikan pesannya dan terus menekankan dengan berbagai cara yang berbeda tanpa jeda kepada saya untuk merespons. Kita terkadang terlalu banyak berbicara ketika merasa gugup karena kapasitas kita untuk pemantauan diri jauh berkurang. Setelah saya menyampaikan hal ini kepada Tariq, penyampaiannya menjadi lebih ringkas.
Demikian pula, berlatih menyampaikan pesan Anda akan membuat Anda dapat mengidentifikasi dengan tepat kapan waktu untuk mengulang poin Anda dan kapan Anda ingin diam dan meminta pelibatan dari manajer Anda.
Langkah 3: Lakukan percakapan.
Ketika Anda sudah mengidentifikasi hal yang ingin Anda katakan dan cara mengatakannya, Anda sudah siap untuk menghadapi meeting tersebut. Ingatlah untuk menoleransi diri sendiri. Terkadang kenyataannya lebih sulit dari sesi latihan Anda.
Jadi, bahkan setelah banyak latihan, Anda dapat merasa cemas karena inilah waktu pertama kalinya Anda berkonfrontasi dengan seseorang di tempat kerja. Langkah besarnya adalah dalam penyampaian pesan.
Setelah Anda menyampaikan inti pesan Anda, berhentilah sejenak. Berikan waktu yang cukup bagi manajer Anda untuk melakukan refleksi dan merespons. Menunggu, bahkan selama beberapa detik dapat terasa sangat lama, namun bersabarlah. Hal terakhir yang Anda ingin lakukan adalah mengambil panggung ketika giliran manajer Anda berbicara.
Saat Tariq akhirnya mendekati manajernya seperti yang sudah dilatih sebelumnya, Daniel terdiam beberapa saat untuk memproses pesannya. Kemudian, Daniel melihat Tariq dengan terkejut dan kemudian berkata: “Tariq, maafkan saya. Saya benar-benar tidak menyadari kalau saya sering kali melakukannya. Tidak ada orang yang memberitahukan hal ini kepada saya sebelumnya. Saya tentunya tidak bermaksud untuk mengambil ruang bicara Anda dan saya minta maaf. Saya tidak berpikir mengenai perasaan Anda. Saya hargai Anda datang kepada saya. Terima kasih telah menyampaikan hal ini.”
Meski ini adalah hasil yang baik untuk Tariq maupun Daniel, tidak setiap manajer akan merespons dengan baik. Jika Anda berhadapan dengan kemarahan atau pembelaan diri dibandingkan welas asih, ada beberapa cara Anda dapat menghaluskan penyampaiannya:
- Mintalah maaf atas dampaknya (bukan perilaku Anda), sampaikan maksud Anda, dan mintalah klarifikasi. “Maaf karena hal ini telah mengecewakan Anda. Saya ingin mempunyai percakapan yang membantu saya tumbuh dan membantu kita bekerja lebih baik bersama. Dapatkah Anda memahami alasan umpan balik saya mengecewakan Anda?”
- Tidak perlu mengatakan apa pun. Tetap diam terkadang membantu melepaskan ketegangan sehingga orang lainnya dapat mengeluarkan isi hatinya. Tunggulah hingga orang lainnya selesai berbicara. Lalu, pertimbangkan saran pertama.
- Pergi menjauh (dengan sopan). Jika Daniel marah, lebih bijak jika Tariq meninggalkan meeting, untuk mencegah eskalasi lebih lanjut. Tariq juga dapat berkata, “Maaf kalau perkataan ini membuat Anda kecewa. Mungkin kita dapat berbicara tentang hal ini pada waktu lain?” untuk memberikan periode melepaskan ketegangan sebelum dia mengangkat pembicaraannya kembali (yang dilakukan jika perilaku ini tetap terlihat).
Langkah 4: Akhiri dengan ucapan terima kasih.
Jika manajer Anda telah meluangkan waktunya untuk mendengarkan Anda dan memikirkan kekhawatiran Anda, beri tahu mereka bahwa Anda berterima kasih atas dukungan yang diberikan. Menunjukkan rasa syukur meningkatkan kesejahteraan dan membangun hubungan yang lebih kuat di tempat kerja.
Perhatikan hal yang dilakukan Tariq, yang mengakhiri percakapan dengan, “Terima kasih, Daniel, karena telah meluangkan waktu untuk mendengarkan saya. Rasanya hebat untuk melihat betapa Anda berkomitmen untuk membantu saya tumbuh. Ini membuat saya bangga untuk menjadi bagian dari tim ini dan bekerja dengan Anda sebagai atasannya.”
Pada tahap awal karier Anda, pemberian umpan balik — khususnya kepada manajer Anda — dapat terlihat seperti tugas yang menakutkan. Namun, tindakan ini sangat penting. Hubungan antara manajer dan karyawan tidak hanya menjadi prediktor yang kuat bagi kinerja tim, tetapi juga dampak yang baik untuk pertumbuhan dan pengembangan Anda sendiri. Gunakan model SBI untuk memandu usaha Anda. Anda tidak akan menyesal untuk membahas persoalan penting jika Anda melakukannya dengan cara yang bijaksana.
Sumber: HBR (Tijs Besieux, 03 Desember 2020)
