Gita Djambek Normal halnya untuk merasakan perasaan emosional ketika satu dari karyawan Anda mengatakan, “Saya ingin membicarakan sesuatu dengan Anda.” Manajer mana pun tidak ada yang ingin mendengar seseorang dalam timnya mendapatkan tawaran pekerjaan lain. Namun, bagaimana seharusnya Anda merespons berita tersebut? Haruskah Anda memberikan tawaran tandingan? Ataukah menerima saja fakta bahwa karyawan Anda akan pindah? Lalu, bagaimana cara membedakan kalau karyawan Anda sedang mengelabui Anda untuk mendapatkan kenaikan gaji?
Menurut Pendapat Ahli
Kenyataannya orang-orang meninggalkan pekerjaan — dan tidak selalu pada jadwal yang Anda inginkan. Daripada panik, manfaatkan situasi yang ada. “Tanpa melihat karyawan pada akhirnya akan menerima tawaran lain, ini adalah kesempatan penuh potensi,” ujar Dick Grote, seorang konsultan manajemen kinerja dan penulis buku “HBR Tools on Goal Setting and Performance Reviews”. Keadaan ini seharusnya menjadi momen refleksi diri sebagai manajer, ujar Claudio Fernández-Aráoz, seorang senior advisor di perusahaan pencarian eksekutif global, Egon Zehnder, yang juga merupakan penulis buku “It’s Not the How or the What but the Who: Succeed by Surrounding Yourself with the Best, a chance to “learn more about your own organization, your team, and yourself.” Beginilah caranya.
Kendalikan diri dan dengarkan. Jangan langsung memberikan reaksi kepada kabar yang disampaikan karyawan Anda—tanpa memandang betapa frustrasi dan terkejutnya perasaan yang mungkin Anda rasakan. Cobalah untuk mengumpulkan lebih banyak informasi. Grote menyarankan Anda untuk mengatakan, “Jelaskan lebih lanjut kepada saya.” Tindakan ini tidak hanya membuat Anda dapat mengulur waktu sehingga Anda dapat “berpikir jernih” dan juga memberikan Anda informasi yang dibutuhkan untuk “mengumpulkan bahan fakta terhadap tawaran itu.” Fernández-Aráoz menyetujuinya. “Langsung saja berikan waktu selama mungkin untuk membuat orang itu menjelaskan dengan terperinci kepada Anda mengenai perusahaan, bidang bisnis, bos, rekan kerja, dan pekerjaannya.” Fernández-Aráoz juga menyarankan untuk menanyakan pertanyaan yang berfokus pada yang dia sebutkan sebagai “empat T”: task (tugas) mengenai apa yang akan dilakukannya, time (waktu) mengenai kapan akan melakukannya, team (tim) mengenai siapa yang akan bekerja dengannya, dan technique (teknik), yaitu cara mereka melakukannya. Percakapan ini idealnya harus dilakukan dengan bertatap muka. Jika karyawan tersebut mengirimkan surel kepada Anda dan Anda bekerja di lokasi yang sama dengan karyawan itu, “segeralah beranjak” ke mejanya”, jelas Grote. Jika Anda tidak berada di kantor yang sama, pertimbangkan untuk bertemu atau setidaknya mengatur jadwal panggilan Skype, jelas Fernández-Aráoz. “Tidak ada yang dapat menggantikan kehadiran secara personal untuk keterbukaan dan kejujuran, yang merupakan hal yang dibutuhkan kedua pihak dalam situasi seperti ini.”
Tantang kebohongan yang jelas terlihat. Terkadang karyawan akan menggunakan tawaran sebagai alat untuk mendapatkan kenaikan gaji atau promosi dari Anda. Fernández-Aráoz mengatakan kalau Anda terkadang dapat melihat apakah karyawan itu akan benar-benar mengundurkan diri dengan menanyakan pertanyaan terperinci, seperti yang disebutkan di atas. Anda juga dapat melihat isyarat nonverbal yang menunjukkan semangat yang tulus. Jika Anda yakin karyawan itu tidak memiliki rencana tentang hal selanjutnya, tidak perlu takut untuk menantang kebohongan yang disampaikan. Jika tawaran pekerjaan itu benar-benar ada, karyawan itu mungkin tetap mengundurkan diri, dan jika tidak, Anda mendapatkan beberapa informasi mengenai kualitas orang-orang yang berhadapan dengan Anda,” ujar Grote. Pertimbangan nilai karyawan — dan bertindaklah sesuai nilai itu. Setelah Anda mendengar dan memahami dengan lebih baik terhadap saingan tawaran pekerjaan, hal yang akan Anda lakukan selanjutnya akan bergantung pada seberapa besar keinginan Anda untuk mempertahankan karyawan itu. “Setiap manajer harus memiliki ide yang jelas terhadap cara orang-orang akan menyesuaikan nilai mereka kepada tim dan perusahaan,” ujar Grote. Idealnya, Anda telah “mengambil langkah untuk mempertahankan orang-orang yang berada di atas daftar dan mengeluarkan yang berada di bawah.” Jadi, jalankan pekerjaan itu di sini.
- Jika Anda tidak sedih untuk melihat karyawan yang keluar: “Terkadang respons yang paling tepat adalah dengan bersyukur,” jelas Grote. Cari tahu alasan karyawan itu mengundurkan diri – informasinya dapat membantu Anda mempertahankan anggota tim yang lain – kemudian harapkan yang terbaik untuk karyawan yang keluar itu dan mulai menyiapkan masa transisinya. Anda harus “menggunakan kesempatan ini untuk mempromosikan orang berpotensi tinggi yang mungkin siap melakukan pekerjaannya, atau jika Anda memang belum memiliki kandidat internal yang berkualifikasi, rekrut orang-orang yang lebih baik,” ucap Fernández-Aráoz.
- Jika karyawan itu adalah seseorang yang unggul: Lakukan upaya sungguh-sungguh untuk memahami kesempatan lain yang ada dibandingkan dengan penawaran yang dapat Anda lakukan, dan kemudian tegaskan manfaat jika karyawan tersebut memutuskan bertahan. Habiskan waktu untuk “mengedukasi orang-orang mengenai hal yang akan mereka dapatkan” jika mereka bertahan dengan Anda, seperti pembelajaran lebih mendalam, peningkatan gaji atau bonus di masa depan, atau kesempatan lain untuk mendapatkan promosi dan tumbuh, ujar Grote. Juga, cobalah membuat akomodasi yang membuat pilihan bertahan jadi lebih menarik. Anda mungkin, misalnya, mempertimbangkan untuk mengubah jabatan karyawan atau menawarkan lebih banyak pelatihan kepada mereka. Meski Anda mungkin ingin menawarkan tawaran tandingan, Fernández-Aráoz menyarankan untuk tidak melakukannya karena dalam beberapa kasus dapat “merugikan”. Aráoz mengatakan pengecualian satu-satunya adalah ketika kepergian karyawan itu akan menyebabkan kerugian besar. Grote juga menyetujui hal yang sama: Penawaran tandingan memberikan “hanya keunggulan sementara karena karyawan menyadari Anda telah menahan mereka dan perkataan yang disampaikan adalah ini menjadi cara Anda menghasilkan lebih banyak uang”.
Jangan putuskan hubungan. Bahkan, ketika karyawan yang berharga memutuskan untuk mengundurkan diri, tidak perlu merasa sakit hati. Lebih baik mengatur waktu untuk wawancara keluar sehingga Anda dapat mengumpulkan lebih banyak umpan balik dan saran yang terkait dengan pekerjaan, perusahaan, dan diri Anda sebagai manajer. Pada waktu bersamaan, rencanakan “perayaan perpisahan yang sesuai atau makan siang bersama dengan tim,” ujar Fernández-Aráoz. “Berterima kasih kepada karyawan merupakan hal penting dan rayakanlah ketika Anda dan perusahaan Anda telah membantu seseorang untuk berkembang dan tumbuh, bahkan ketika waktu untuk bekerja bersama sudah berakhir.” Teruslah berkomunikasi. Komunitas alumni karyawan “menjadi titik jual yang sangat menarik ketika proses perekrutan,” ujar Fernández-Aráoz.
Cegah pengunduran diri lainnya. Satu manfaat lain yang didapatkan ketika karyawan Anda mendapatkan tawaran pekerjaan lainnya adalah “competitive intellegence” atau kemampuan analisis informasi ada, yang Anda dapatkan di akhir, jelas Grote. “Apa yang ditawarkan pemberi kerja lain? Apa rasanya untuk membuat orang lain meninggalkan pekerjaannya? Hal ini akan membantu Anda memperbaiki usaha retensi karyawan Anda. “Sering kali, waktu pertama kali karyawan tahu betapa berharganya karyawan adalah ketika wawancara keluar,” ujar Grote. Demikian juga, tulis catatan yang terus diperbarui yang berisi daftar karyawan paling berharga Anda, dalam hal “potensi dan nilai kompetensi” ucap Fernández-Aráoz, dan periksa karyawan ini secara berkala untuk memastikan tidak ada risiko yang terlewatkan.
Prinsip untuk Diingat
Lakukan:
- Tanyakan pertanyaan secara terperinci mengenai tawaran pekerjaan lain.
- Jelaskan manfaat bertahan jika Anda menginginkan karyawan itu bertahan.
- Ketahui orang yang paling berharga yang ada dalam tim Anda.
Jangan lakukan:
- Tunjukkan frustrasi Anda, bahkan ketika Anda kecewa atau merasa dikhianati.
- Jangan berikan tawaran tandingan langsung karena dapat merugikan.
- Takut memutuskan kalau karyawan hanya ingin mengelabui, jika Anda tidak berpikir mereka tidak serius mengenai pengunduran dirinya.
Studi kasus #1: Cari tahu alasannya
Rachel Bitte, chief people officer di Jobvite, sering kali menyarankan orang-orang mengenai cara mengatasi kepergian karyawan, jadi Rachel tidak terlalu terkejut ketika HR mitra bisnisnya memberikan surat pemberitahuan pengunduran diri. Karena mitranya merupakan karyawan yang dinilai “sesuai dengan profil yang diinginkan untuk peran dan untuk perusahaan,” dan Rachel berusaha untuk mempelajari lebih banyak dengan menanyakan “pertanyaan dorong-tarik (push-pull)”, seperti “Apa yang memotivasi Anda untuk membuat perubahan ini?” dan “Apakah ada titik pemicu seperti tinjauan kinerja?” untuk melihat jika dia sedang ditarik ke suatu arah lain atau didorong keluar oleh keadaan peran yang dimilikinya saat ini.
Namun, dia tidak mencoba untuk mendapatkan semua dalam percakapan pertamanya. “Terkadang Anda berakhir dengan terlibat dalam percakapan dengan seseorang setelah kecemasan memberikan berita itu telah lewat,” ujar Rachel. Meski pada awalnya, mitranya memberi tahu Rachel bahwa pekerjaannya merupakan peluang yang lebih baik dengan kompensasi yang lebih, mitranya mengakui kalau dia berpikir kariernya tidak akan maju dengan cepat dalam perannya saat ini. Rachel selanjutnya meminta bosnya untuk berbicara dengan mitranya untuk “menunjukkan kalau kami ingin menyelamatkannya, dan juga untuk belajar,” dan dia berbicara kepada orang lain di perusahaan untuk mendapatkan perspektif mereka atas alasan mitranya memutuskan mengundurkan diri.
Pada akhirnya, “dia telah memutuskan dengan bulat mengenai hal yang penting untuknya” dan kemudian dia pindah. Namun, Rachel tidak melihat kepergiannya sebagai suatu kegagalan pada sisinya karena hal itu telah membantunya lebih memahami orang yang dapat mengisi peran itu. “Sesuatunya berubah dalam kehidupan orang-orang — keluarga, perusahaan, dan kriteria yang ada. Jika dia ingin pindah dengan cepat dalam kariernya, dia memang benar karena kariernya bukan pilihan yang ideal untuknya.
Studi kasus #2: Atasi kekhawatiran jika Anda dapat melakukannya
Seorang konsultan di Catalyst Consulting Group, perusahaan layanan keuangan profesional, baru-baru ini datang untuk mitra pengelola Ronald Recardo untuk memberitahunya kalau dia ditawarkan peran senior di perusahaan ekuitas swasta. Ronald terkejut karena konsultan itu merupakan seorang anggota staf “yang paling dicari” dan dalam waktu dekat akan menjadi mitra. Jadi dia memintanya bertemu dalam acara makan malam untuk mendiskusikan alasannya mengundurkan diri. “Intinya adalah dia sangat senang dengan leadership yang kami berikan, beserta gaji dan stimulasi intelektualnya. Satu-satunya persoalan untuknya adalah frekuensi dan jarak perjalanan,” jelas Ronald. Kebanyakan konsultan Catalyst berada di perjalanan sebanyak 80%. Sedangkan, konsultan ini berniat untuk membangun keluarga dan menghabiskan lebih banyak waktu dengan orang tuanya yang sudah lanjut usia.
Karena Ronald ingin mempertahankan konsultan itu, dia dengan kreatif mengubah peran konsultannya. Ronald menanyakan konsultan itu, yang merupakan penulis luar biasa, untuk fokus menangani blog perusahaan, menulis artikel, dan memperbarui media pemasaran — pergeseran yang akan mengurangi perjalanannya hingga 25% dan membuatnya dapat bekerja dari rumah dua hari dalam seminggu. Dengan ketentuan ini, konsultannya sepakat untuk tetap bertahan. Ronald juga berpikir ini adalah situasi yang saling menguntungkan bagi kedua pihak.
Studi kasus #3: Menahan pemberian tawaran tandingan
Cheri Spets Farmer, pimpinan konsultan di Grace Bay Group hampir kehilangan seorang anggota tim yang berharga ketika Cheri menjadi manajer pemasaran umum di stasiun televisi. Karyawan ini, seorang account manager, “berkontribusi dengan keterampilan yang unik kepada tim. Karyawan ini sangat baik dalam pekerjaannya dibandingkan orang lain yang pernah kami miliki pada posisi ini.” Akan tetapi, suatu hari dia datang ke kantornya setelah jam kerja dan memberitahunya kalau dia sedang menunggu tawaran yang akan datang dari stasiun televisi di bidang lain.
Cheri melibatkannya dalam diskusi “dari hati ke hati” mengenai alasannya pergi dan mempelajari kalau dia merasa kurang dihargai. Dia terlalu fokus pada karyawan yang problematik dan gagal untuk memberikannya dukungan yang memadai. Ketika dia bertanya cara karyawan itu ingin melihat kemajuan kariernya, karyawan itu menjelaskan keinginannya untuk lebih mendapatkan tanggung jawab dan pengakuan. Cheri mengetahui sesuatu yang dapat diberikan kepadanya. Jadi, ketimbang membuat suatu tawaran tandingan, dia berjanji untuk membuatnya lebih “terlibat dan diberikan kuasa dalam perannya.” “Saya menempatkannya dalam suatu program pelatihan manajer yang belum resmi,” dia menjelaskan. “Saya telah menyampaikan kalau dia akan dilibatkan dalam rapat yang biasanya tidak dia ikuti dan meminta masukannya di hadapan anggota tim lainnya.” Dia merasa lebih senang dalam perannya karena dia dapat melihat kalau dirinya adalah “aset yang dipercaya”.
Sumber: HBR (Amy Gallo, 31 Mei 2016)
