Gita Djambek Pada praktiknya, segala sesuatu yang kita lakukan di tempat kerja merupakan kolaborasi. Sebelum pandemi, banyak orang menghabiskan 85% atau lebih dari waktu mereka setiap minggu dalam pekerjaan kolaboratif — menjawab surel, pesan instan dalam meeting, dan menggunakan alat dan ruang kolaborasi tim lainnya. Angka ini telah tumbuh selama pandemi, tanpa ada tanda-tanda akan berakhir selagi kita berpindah pada beragam bentuk pekerjaan hibrida.
Dilemanya adalah kepercayaan konvensional pada kerja tim dan kolaborasi yang telah menciptakan terlalu banyak jenis kolaborasi tidak tepat sehingga menurunkan kinerja, kesehatan, dan kesejahteraan kita secara keseluruhan. Saya dan rekan kerja Connected Commons telah menghabiskan satu dekade mempelajari secara kuantitatif bagaimana orang-orang sukses — orang-orang dengan kinerja teratas dan berkembang dalam pekerjaan mereka — mengelola kolaborasi dalam konteks pekerjaan yang terhubung dengan melampaui batas. Yang kami pelajari adalah orang yang lebih sukses tidak dibedakan berdasarkan jejaring yang lebih besar, melainkan dengan jejaring yang lebih efisien. Dengan berkolaborasi dalam cara yang penuh tujuan, orang-orang sukses yang saya pelajari 18-24% lebih efisien dibandingkan rekan mereka.
Wawancara mendalam dengan lebih dari 600 wanita dan pria sukses menunjukkan bagaimana mereka mencapai prestasi ini melalui tiga kategori perilaku:
- mengidentifikasi dan menantang kepercayaan yang menjadikan kita berkolaborasi terlalu cepat
- menerapkan struktur pada pekerjaan untuk mencegah kolaborasi yang tidak produktif
- mengubah perilaku untuk menciptakan kolaborasi yang lebih efisien
Pada akhirnya, kategori pertama — kepercayaan pada diri sendiri dan peran kita — adalah yang paling penting dari ketiga kategori tersebut, dengan jumlah 50% atau lebih dari keseluruhan masalah. Ketika menyebutkan “kepercayaan”, saya membahas tentang sesuatu yang dianut secara mendalam, dan terkadang keinginan, kebutuhan, ekspektasi, dan rasa takut yang tidak teramati, yang terpusat pada cara kita merasa harus “hadir” bagi orang lain setiap hari. Keinginan untuk membantu dapat membuat kita langsung terlibat dalam proyek atau debat tanpa menanyakannya terlebih dahulu. Kebutuhan akan status dapat mendorong kita untuk mendorong kolaborasi kembali pada diri kita sendiri. Rasa takut dapat menghalangi kita dari berkata “tidak” terhadap permintaan kolaboratif yang kita tahu tidak dapat dihadapi.
Langkah pertama dalam mengurangi kelebihan beban kolaboratif adalah menyadari pemicu internal ini. Refleksikan pada pernyataan di bawah dan pertimbangkan kepercayaan yang harus Anda jaga terhadap:
“Keinginan saya untuk menolong orang lain membuat saya terlalu mudah sebagai tempat ajakan kolaboratif.”
Menolong merupakan tindakan konstruktif yang umum, dan menolong memberikan kita rasa akan tujuan, memenuhi keinginan mendalam untuk dapat berguna, dan menguatkan identitas kita. Akan tetapi, jika Anda langsung melakukannya dengan cepat, atau terlalu sering, atau dalam cara yang mengatasi masalah tanpa membangun kapabilitas, tanpa terhindarkan, Anda akan menjadi jalan dengan resistansi paling rendah dengan terlalu banyak permintaan.
Ingatlah jika berkata “ya” pada sesuatu berarti mengatakan “tidak” pada prioritas penting lainnya — baik profesional dan personal. Tegaskan pada prioritas ini dan biasakan mengucapkan “tidak”. Tidak perlu mengatasi masalah orang-orang secara langsung ketika Anda terlibat di dalamnya. Melainkan, hubungkan mereka dengan orang yang tepat, tunjukkan mereka pada informasi atau sumber daya yang mereka butuhkan, atau lakukan coaching ke mereka untuk cara terbaik mengatasi masalah. Kemungkinan Anda tidak akan dicari secara langsung di waktu berikutnya — dan Anda tetap akan memberikan bantuan.
“Perasaan akan pemenuhan pencapaian membuat saya terlibat dalam pekerjaan kolaboratif yang menciptakan beban berlebih.”
Rasa puas yang Anda dapatkan dari suatu pencapaian dapat menimbulkan ketergantungan, mencegah Anda dalam memfokuskan energi Anda di mana energi itu paling dibutuhkan: pekerjaan tempat Anda menambahkan nilai terbesar dan paling khusus.
Hindari kegiatan yang memberikan Anda lonjakan energi pencapaian agar Anda dapat mendapatkan suatu pencapaian. Terkadang, kegiatan ini berupa rutinitas dan kegiatan yang tidak terlalu perlu berpikir, seperti membaca semua surel ketimbang mengabaikan beberapa surel dan memfokuskan waktu pada pekerjaan yang lebih menyita pikiran. Dalam kasus ekstrem, beberapa orang bahkan mengaku menulis sesuatu pada daftar tugas karena kesenangan yang mereka dapatkan ketika mencoretnya dari daftar tugas. Jauhkan diri Anda atau berikan arah secara parsial ketika membangun kapabilitas orang lain. Jika Anda harus terlibat dalam satu tugas kecil, ingatkan diri Anda kalau sudah cukup baik artinya adalah sudah cukup baik.
“Keinginan saya untuk memberikan pengaruh atau diakui atas keahlian saya menciptakan ketergantungan berlebihan pada diri saya.”
Keinginan untuk memberikan pengaruh pada orang lain dan diakui dapat mendorong permintaan kolaboratif yang berlebihan kembali kepada Anda. Keahlian dapat menjadi penjebak tersendiri: Fokus terhadap diri Anda dapat menghindari Anda dari mengembangkannya pada orang lain.
Jangan teruskan mencari status pada keahlian yang mendefinisikan Anda kemarin. Sadari cara-cara halus pada saat Anda berkomentar dalam meeting atau masuk dalam pembahasan di surel. Satu akibat yang tidak disadari adalah orang-orang mulai memercayai kalau mereka harus menundanya untuk kembali kepada Anda atau mendapatkan masukan Anda sebelum berpindah pada setiap idenya. Selain itu, Anda mungkin tidak memahami keseluruhan konteks ketika membuat saran Anda, dan dengan ikut terlibat di dalamnya, Anda mungkin secara tidak sengaja memberikan saran yang pada akhirnya tidak terlalu membantu proyek.
“Kekhawatiran saya akan ditandai sebagai orang dengan kinerja buruk membuat saya terlibat dalam kolaborasi yang menciptakan beban berlebih.”
Kecemasan atas mendapatkan label negatif membuat hampir mustahil untuk mengatakan “tidak” pada suatu permintaan, tidak hanya dari atas, tetapi juga dari rekan — Anda mungkin khawatir jika mengatakan “tidak” nantinya dapat berdampak pada Anda pada cara yang tidak terlihat.
Jangan pikirkan kalau berkata “tidak” merupakan pilihan Anda satu-satunya. Tawarkan pilihan, seperti, “Apa instruksi yang Anda ingin saya lakukan untuk menyelesaikan hal ini?” Ciptakan transparansi dalam kapabilitas dan kapasitas Anda, dan volume permintaan yang sedang Anda hadapi. Lalu, diskusikan kebutuhan sebenarnya dan lihat jika terdapat cara untuk menyelesaikan permintaannya.
“Keharusan saya untuk benar membuat saya menghabiskan terlalu banyak waktu dalam menyiapkan dan terlibat dalam kegiatan kolaboratif.”
Apa pun sumber yang membutuhkan Anda untuk benar — ancaman terhadap identitas Anda sebagai rekan dalam tim yang kompeten dan rasa takut merupakan faktor yang umum — faktor ini menghasilkan kegiatan yang tidak produktif, mendorong orang-orang menghabiskan berjam-jam dalam menyiapkan meeting, menuliskan surel yang sempurna, dan menciptakan pekerjaan berlebih untuk setiap orang.
Lebih baik mengakui kalau Anda tidak mengetahui jawaban tepatnya, tetapi dapat dan bersedia untuk mencari tahu dengan cepat. Dengan menjadi autentik tentang keterbatasan Anda dan mempunyai dorongan untuk bertanya, Anda tidak hanya mengurangi kegiatan yang tidak produktif, Anda juga menciptakan ruang bagi orang lain untuk jujur tentang keterbatasan mereka.
“Rasa takut kehilangan kendali pada proyek — atau kepercayaan kalau saya adalah orang paling mampu untuk melakukan pekerjaan dengan baik — menahan saya untuk melimpahkan tugas atau menghubungkan orang-orang di sekitar saya.”
Memenuhi kebutuhan Anda akan kendali dapat membuat Anda kewalahan. Terlebih pula, menahan pekerjaan dan melimpahkannya hanya pada orang-orang yang Anda percayai membuat anggota tim merasa kalau otonomi mereka telah berkurang — demikian juga perlambatan kinerja mereka.
Tentukan batasan antara tugas berisiko tinggi yang benar-benar membutuhkan keahlian Anda dan pekerjaan berisiko rendah yang dapat Anda limpahkan tanpa khawatir. Tinggalkan upaya membangun kapabilitas orang lain dan luangkan waktu untuk terlibat dalam pekerjaan yang dapat Anda tambahkan nilai paling besar. Juga, apresiasi solusi dari orang lain dan tahan dorongan untuk menunjukkan cara Anda yang mungkin melakukannya dengan berbeda.
“Kebutuhan akan penyelesaian hasil dalam komunikasi sehingga menciptakan pekerjaan yang tidak perlu dan tekanan bagi orang lain dan mendorong interaksi ke depan kembali kepada saya.”
Penekanan berlebihan pada penyelesaian supaya dapat menyelesaikannya menciptakan tekanan yang tidak perlu bagi anggota tim Anda dan mungkin membuat mereka mencari-cari tujuan tidak jelas yang tidak sejalan dengan pekerjaan keseluruhan tim. Ini terjadi pada momen-momen cepat, seperti ketika Anda mengirimkan surel yang tidak Anda pikirkan dengan saksama di malam hari supaya dapat mencoret sesuatu dalam daftar tugas Anda, tetapi memberikan arah yang tidak dipikirkan dengan baik sebelumnya sehingga membuat kekacauan kegiatan di sekeliling Anda.
Ingatkan diri Anda kalau penyelesaian itu — atau kotak masuk surel yang kosong — tidak harus menjadi tujuan prioritas. Untuk bereksperimen dalam bagaimana rasanya melakukan ini, jangan balas semua surel. Biarkan pekerjaan nonprioritas atau permintaan itu menunggu atau hilang dari layar radar Anda seluruhnya. Lewatkan meeting dan lihat apakah orang-orang menyadarinya.
“Ketidaknyamanan saya dengan ambiguitas dan mengelola adaptasi selagi proyek berkembang menghasilkan pekerjaan kolaboratif berlebih sehingga menjadi terlalu sempurna atau memperoleh dukungan untuk berpartisipasi dalam suatu rencana.”
Orang yang enggan terhadap ambiguitas tidak pernah cukup mempunyai informasi, proses yang cukup jelas, atau rencana yang cukup sempurna — sehingga mereka akan selalu mencari data lebih banyak, proses yang lebih mendalam, dan strategi yang lebih baik. Permintaan mereka terhadap hal-hal ini menyita waktu orang lain.
Berfokus pada arah yang tepat dan terbuka untuk mengadaptasi ide dan rencana selagi datangnya informasi baru. Cobalah menghasilkan solusi dalam 20 menit yang dapat membuat rencana ke depan, ketimbang menghabiskan tiga jam untuk mendapatkan solusi lebih akurat atau menggunakan proses yang lebih mendalam.
“Ketakutan tertinggal informasi (FOMO) mendorong saya terlibat dalam pekerjaan kolaboratif yang menciptakan beban berlebih.”
Seringnya, FOMO mendorong pilihan tidak produktif untuk masuk ke dalam proyek kolaboratif baru. Anda mungkin berakhir pada proyek yang membebani Anda secara berlebih dan yang tidak sejalan dengan gambaran orang atau apa yang benar-benar Anda inginkan dalam karier Anda.
Sebelum terlibat dalam suatu proyek baru, pastikan rencana Anda tidak didorong oleh reaksi emosional, tanpa dipikirkan sebelumnya berdasarkan rasa takut atau perbandingan sosial. Bangun hubungan dalam jejaring Anda dengan orang-orang yang Anda ketahui dengan baik. Sentuh orang-orang ini untuk mengembangkan narasi positif yang dapat membantu Anda membuat keputusan berdasarkan FOMO ketimbang melakukan hal yang terbaik untuk Anda.
. . .
Dari 90% orang-orang yang saya wawancarai, mereka terlihat kelelahan dan mengalami keletihan fisik dan emosional — bukan dari beban kerja yang sebenarnya, tetapi dari permintaan kolaboratif yang naik berlipat ganda sebelum dan selama pandemi. Meski begitu, sekurangnya satu dari 10 menjalani kehidupan dengan penuh tujuan yang menghasilkan kinerja lebih tinggi dan ketahanan di tempat kerja — dan berkembang di luar pekerjaan. Kunci fundamental kesuksesan pada 10% orang lainnya adalah mereka lebih menyadari pemicu yang membuat mereka masuk ke dalam kolaborasi yang tidak produktif. Cobalah pikirkan: Kebanyakan kita saat ini mempunyai kemampuan yang secara historis belum pernah ada dalam membentuk apa yang kita lakukan dan dengan siapa kita melakukannya sehingga generasi sebelum kita mungkin merasa iri. Mengapa kita tidak menggunakan kemampuan ini?
Sumber: HBR (Rob Cross, 04 April 2022)
