Inilah waktunya untuk berhenti menggunakan perkataan “bawalah solusi, jangan membawa masalah kepada saya.” Meski orang-orang yang membela pendekatan ini percaya kalau ini akan mengurangi keluhan, meningkatkan pemberdayaan, membantu para karyawan untuk melakukan pengelolaan, dan memajukan karier, pendekatan ini penuh dengan tantangan.

Tidak setiap masalah mempunyai solusi mudah. Mengatasi kompleksitas masalah bisnis paling signifikan dapat membuat sejumlah orang-orang berbakat berada pada pandangan yang beragam. Lebih lanjutnya, menurut profesor di Wharton, Adam Grant, pemikiran hanya berdasarkan pada solusi menciptakan “budaya advokasi ketimbang budaya bertanya,” yang situasinya dihadapi setiap orang dengan terbatas terhadap cara mereka mengatasi masalah dan berusaha keras mencapai solusi spesifik tersebut dibandingkan dengan memikirkan berbagai perspektif.

Pendekatan “bawalah solusi kepada saya” juga menyebabkan karyawan untuk diam dalam rasa takut, melahirkan budaya intimidasi, dan mencegah beberapa masalah muncul hingga masalah itu menjadi krisis berskala besar. Tinjau contoh satu dari klien saya, James (bukan nama sebenarnya). James merupakan presiden perusahaan yang bekerja pada pelayanan disruptif dalam industrinya. Terkadang, dia mengeluarkan reaksi yang tidak mengenakkan ketika stafnya menyampaikan masalah. Anggota timnya memberi tahu saya kalau jika mengeluarkan masalah atau risiko, James terkadang mendengar suatu kegagalan dan bereaksi dengan kehilangan kesabaran dan meninggikan suaranya. Luapan emosi ini melukai moral dan terkadang menyebabkan anggota timnya kehilangan antusiasme terhadap proyek dan membuatnya ragu untuk menyampaikan masalah kepada James. Alhasil, tim James hanya memberikan berita baik tentang inisiatif yang mereka sedang kerjakan sehingga membutakan James terhadap setiap potensi masalah. Tim James juga menghabiskan banyak waktu di meja kantor masing-masing untuk mengobati kekesalan setelah menjadi sasaran luapan emosi James, ketimbang melakukan sesuatu yang produktif.

Jika mengucapkan “jangan membawa masalah kepada saya” merupakan sesuatu yang bermasalah, mengapa banyak manajer yang terus mengucapkannya? Alasan utamanya adalah karena mereka ingin mencegah budaya mengeluh. Namun, berkomunikasi tentang potensi perangkap dan penghalang pada inisiatif merupakan sesuatu yang berbeda dibandingkan mengeluh, dan ini dapat membuat bentuk yang lebih positif. Ketika masalah dikomunikasikan dengan tepat, ini akan menciptakan lingkungan di mana orang-orang akan merasa aman untuk memberi tahu berita buruk kepada Anda lebih awal, memberikan Anda tenggang waktu yang berharga untuk mencegah krisis.

Berikut ini adalah cara Anda untuk dapat mendorong tim Anda membawa masalah dengan cara yang lebih produktif:

Buatlah situasi yang aman. Ubah perilaku Anda sehingga orang-orang tidak takut untuk menyampaikan berita buruk kepada Anda. Ketika saya bekerja di Microsoft, tinjauan kami dengan Bill Gates terkadang juga termasuk perincian pembicaraan tentang masalah. Gates, dalam bukunya yang berjudul Business at the Speed of Thought, mengatakan satu dari pekerjaan terpentingnya sebagai CEO adalah mendengarkan berita buruk sehingga dia dapat melakukan tindakan. Berdiskusi potensi masalah dengan Bill Gates dan orang lainnya di perusahaan juga membantu kita untuk melihat masalah dalam perspektif baru.

James, di sisi lain, menyamakan seseorang membawa masalah ke hadapannya dengan kurangnya rasa kepemilikan. Setelah mendiskusikan ini dalam sesi coaching, James mulai memahami bagian yang dia mainkan dalam menciptakan budaya di mana orang-orang hanya menyampaikan berita baik ke hadapannya — atau lebih buruknya, menutup-nutupi berita buruk. Untuk melawan hal ini, James belajar untuk berhenti sejenak, memarafrasakan kembali kekhawatirannya, dan lalu menanyakan pertanyaan terkait masalah. Melakukan hal ini telah membantu James untuk menemukan hal-hal yang sebagian tim di bawah kepemimpinannya sudah tahu sejak awal, tetapi takut untuk menyampaikan ke hadapannya.

Mengharuskan adanya pernyataan masalah, ketimbang keluhan. Meski Anda memang ingin orang-orang untuk memberi tahu Anda mengenai potensi masalah, mereka harus belajar cara membedakan antara menyampaikan kekhawatiran dan sekadar mengeluh. Keluhan dinyatakan dalam absolut, seperti selalu dan tidak pernah, dibandingkan dengan fakta-fakta sebenarnya. Keluhan tidak mempunyai pertanggungjawaban dan terkadang terdapat musuh (keluhan tersebut) dan pahlawannya (kita). Orang-orang terkadang tidak melihat di luar permukaan masalah. Contohnya, “Grup Biru tidak pernah memenuhi tenggat waktu mereka, dan kita selalu ditinggalkan untuk menangani masalah yang ada” yang merupakan keluhan. Ini menjadikan pernyataan absolut, mengidentifikasi musuh, dan tidak menunjukkan bagian pertanggungjawaban dari sisi penyampai keluhan.

Pernyataan masalah, di sisi lain, memberikan fakta objektif, mengkaji faktor dan penyebab pokoknya, dan mengungkapkan peran setiap orang dalam menciptakan masalah, bahkan untuk orang yang menyampaikannya. Pernyataan masalah untuk hal yang sama akan terlihat seperti ini: “Dalam kurun enam bulan, Grup Biru telah melewatkan tenggat waktu selama empat kali dengan rata-rata 6,5 hari. Dalam dua kasus, Grup Biru juga tidak siap untuk memenuhi tenggat. Namun, dalam dua kasus lainnya, Grup Biru menyelesaikan bagian proyek mereka tepat waktu, meski kami harus bekerja di akhir pekan untuk mengintegrasikan pekerjaan Grup Biru yang terlambat sehingga tidak berdampak kepada pelanggan.”

Ketika masalah ini ditunjukkan dalam bentuk pernyataan masalah, lebih mudah untuk menyoroti pola penundaan yang berulang. Karena penyampai masalah tahu bagian mereka dalam masalah, Anda tahu mereka terbuka untuk menjadi bagian dari solusi, dan tidak hanya menyalahkan orang lain. Ini akan membolehkan setiap orang untuk menganalisis dan mengidentifikasi akar penyebab masalah. Mungkin saja Grup Biru membutuhkan lebih banyak sumber daya atau tidak menerima informasi yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan mereka tepat waktu. Kemungkinan lain adalah penjadwalan proyek yang gagal mempertimbangkan kejadian tidak terduga.

Temukan orang-orang terbaik untuk menyelesaikan masalah. Ketika seorang karyawan membawa masalah kepada Anda, pertimbangkan cakupan dan kemampuan orang tersebut untuk menyelesaikannya. Jika mereka dapat dengan sendirinya menghadapi tantangan, mungkin mereka hanya membutuhkan persetujuan Anda sebelum menjalankannya. Mungkin mereka membutuhkan Anda untuk melakukan coaching terhadap cara berpikir tentang situasi yang ada dan memperluas area potensi solusi.

Jika ukuran masalah melebihi kemampuan mereka dalam mengatasinya, orang lain mungkin lebih baik dalam menghadapi tantangan itu, atau orang-orang di departemen berbeda yang dibutuhkan untuk berkolaborasi. Di beberapa kasus, masalahnya mungkin sangat penting atau terlihat sehingga Anda harus tetap terlibat. Berdasarkan situasinya, Anda dapat melakukan coaching terhadap masing-masing orang untuk memperluas kemampuan mereka dan mengatasi masalah dan menugaskannya kepada orang yang tepat untuk menyelesaikannya, atau membawa beberapa grup bekerja bersama untuk mengatasi masalah.

Karyawan Anda akan selalu menghadapi masalah. Dengan mengundang orang-orang untuk menyampaikan masalah lebih awal, dan melakukannya secara konstruktif, Anda akan mengurangi rasa takut dan meningkatkan pemberdayaan dan kecepatan penyelesaian masalah. Seperti yang dikatakan oleh Frances Frei, profesor di Harvard Business School, “Mengidentifikasi masalah merupakan olahraga perorangan, tetapi menemukan solusinya jarang seperti itu.”

Sumber: Harvard Business Review (Sabina Nawaz, 01 September 2017)

Gita Djambek

Diruanghati.com is a co-blogging between my daughter, Aya and myself. This is where we share our thoughts about each other's thoughts as well as our individual thoughts. We hope readers can be entertained as well as gaining insights from us.

You may also like

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *