Gita Djambek 
Selagi eksodus pekerja disebut sebagai “pengunduran diri massal” yang terus meningkat, tanda “lowongan kerja” ada di mana-mana. Posisi yang kosong ini terkadang meningkatkan beban pada anggota staf yang ada, menciptakan potensi ketidakpuasan, burnout atau kelelahan emosional, bahkan lebih banyak posisi kosong. Meski begitu, godaan untuk merekrut siapa pun yang ingin mengambil pekerjaan harus tetap memperhatikan kemungkinan akibat yang timbul atas perekrutan yang buruk.
Jadi, baik jika tidak merekrut siapa pun atau merekrut “siapa saja” dapat merugikan, bagaimana cara manajer untuk mengetahui apakah lebih baik mengambil kesempatan pada kandidat yang kurang ideal atau tetap membuat posisi itu kosong hingga mereka dapat menemukan kandidat yang lebih baik? Selain cara tradisional untuk menemukan seseorang dengan kualifikasi minim (dan ini bukanlah perilaku narsistik), kami telah menemukan empat sifat berikut ini yang memberikan dampak terbesar pada tim. Sifat berikut ini adalah yang harus dilihat — dan bagaimana cara mendukung karyawan saat ini selagi Anda mengalami kekurangan staf.
Keandalan
Dua tahun terakhir telah membuat fleksibilitas sebagai suatu prioritas bagi banyak pekerja. Meski fakta bekerja dari rumah umumnya telah sukses, banyak manajer yang masih mencampurkan fleksibilitas dengan keandalan.
Fleksibilitas (misalnya, harus bekerja pada jadwal 3–2–2, tidak bekerja pada hari Jumat, dll.) dapat diprediksi dan lebih mudah diatur daripada ketidakandalan (misalnya, meminta untuk tidak masuk kerja pada menit terakhir, gagal menyelesaikan tugas, dll.). Selama proses rekrutmen, aplikan lebih sering menyatakan permintaan terkait fleksibilitas, tetapi tentunya mungkin tidak akan mengungkap isu keandalan tanpa suatu dorongan. Pertama, tingkatkan keterampilan pemeriksaan referensi Anda (termasuk referensi dari orang lain selain yang dicantumkan dalam referensi tersebut) untuk mencoba menyeleksi karyawan yang tidak dapat diandalkan. Kedua, penting untuk meninjau pertanyaan wawancara Anda untuk meliputi pertanyaan tentang perilaku yang mungkin menyediakan petunjuk — misalnya, “Beritahu saya sewaktu Anda berhadapan dengan keadaan yang tidak diduga dan bagaimana cara Anda untuk mengendalikan keadaan ini.”
Kita semua mempunyai situasi tidak diduga yang muncul, tetapi pada umumnya, individu yang dapat beradaptasi dan dapat bertahan lebih mungkin untuk diandalkan. Jika kandidat mungkin lebih dapat diandalkan dan alur kerja tim dapat mengakomodasi setiap permintaan fleksibilitas yang mungkin mereka punya, pertimbangkan permintaan ini. Jika tidak, pertimbangkan berapa banyak waktu yang ingin Anda habiskan untuk meminta maaf dan memohon bantuan dari karyawan lain ketika mereka meminta untuk tidak bekerja atau membuat kesalahan, lagi dan lagi.
Dampak negatif dari ketidakandalan dapat membahayakan khususnya pada profesi di mana karyawan mempunyai basis klien (misalnya, akuntan, pengacara, konsultan, dll.), selagi karyawan yang dapat diandalkan harus memperoleh pengetahuan spesifik terhadap klien sebelum mereka dapat memulai membantu rekan kerja yang tidak dapat diandalkan dengan tugas mereka. Sebagai contoh, akuntan yang baru direkrut pada perusahaan skala menengah mengaku telah melewatkan sekitar tiga perempat tenggat waktu klien dan menyindir kalau mereka mungkin membutuhkan waktu lebih banyak untuk merayakan hari libur dengan semestinya. Manajer yang menghubungi akuntan lain, meminta mereka untuk mempelajari klien yang dimiliki oleh akuntan yang baru direkrut ini untuk menyelesaikan laporan penutupan bulanan dan akhir tahun dengan akurat selagi mereka juga mempunyai beban klien mereka, tidak disambut dengan kemeriahan liburan.
Kesiapan kerja
Kemampuan untuk menjalankan tugas dengan andal pada level kompetensi minimum merupakan hal yang tentunya penting untuk karyawan baru. Jika karyawan Anda bekerja dengan berlebih, sedikit bantuan mungkin lebih baik daripada tidak ada bantuan sama sekali — dengan asumsi karyawan baru membutuhkan sedikit pelatihan. Ingat kalau pelatihan cukup mahal dan memakan waktu. Posisi yang membutuhkan level tinggi di pelatihan kerja akan membebani karyawan lain, yang telah menghabiskan waktu dan energi untuk membantu karyawan yang baru masuk untuk belajar dan memperbaiki kesalahan mereka.
Selain keterampilan khusus dalam mengerjakan tugas, carilah kandidat dengan pola pikir yang berkembang. Orang-orang dengan pola pikir ini percaya kalau pengetahuan dan kemampuan dapat dikembangkan dengan suatu usaha. Hal ini dapat dinilai dengan item survei atau pertanyaan wawancara — misalnya, “Deskripsikan situasi ketika Anda tidak memiliki kinerja yang baik. Jika Anda berhadapan kembali dengan situasi tersebut esok hari, apa tindakan berbeda yang akan Anda lakukan?”
Sikap positif
Seperti kuman, emosi dapat menular. Satu individu yang negatif dapat “menginfeksi” orang lain sehingga menurunkan keseluruhan kinerja tim dan membuat beban kerja yang menantang lebih terasa sulit.
Banyak karyawan yang akan melakukan hingga sejauh mengubah alur kerja tugas mereka untuk menghindari seseorang yang tidak mereka suka sehingga membuat bentuk biaya koordinasi tambahan, pengurangan perilaku untuk membantu yang lain, dan mengurangi perilaku untuk melakukan peran ekstra. Tiba-tiba, karyawan Anda yang tadinya senang dalam melakukan tugas tambahan atau membantu membereskan ruang istirahat akan menjadi terlalu sibuk atau terlihat membawa mesin kopi pribadi di meja kerja mereka. Jika karyawan berhenti melakukan tugas yang bebas mereka tentukan, keadaan ini dapat memberikan efek yang berurutan kepada karyawan lain, yang pada akhirnya menyelesaikan lebih sedikit pekerjaan dan menjadi lebih tidak puas dalam prosesnya.
Komunikasi yang baik
Dapat berkomunikasi dengan baik kepada rekan kerja merupakan kemampuan yang penting di setiap lingkungan kerja, tetapi bekerja di tim virtual membuat pentingnya komunikasi yang lebih sering dan kepercayaan yang lebih besar, serta memperkuat potensi pengaruh dari seorang anggota tim yang negatif. Pemisahan antara anggota tim membuat hal ini lebih mudah untuk “disembunyikan” dan lebih sulit untuk “dicari” — akan lebih mudah untuk tidak menghiraukan surel daripada orang yang berdiri di depan pintu ruang kerja Anda. Juga, untuk proyek yang memerlukan profesional dengan keahlian di area yang berbeda-beda untuk bekerja sama secara virtual, seperti teknisi, ilmuwan, atau pemikir desain, seseorang yang keras kepala dapat membuat keseluruhan tim menjadi tidak terarah.
Manajer dapat menilai keterampilan komunikasi dasar selama wawancara dengan melihat berbagai faktor, termasuk kejelasan dan koherensi atas respons yang didapat. Manajer juga dapat mempertimbangkan untuk menanyakan kandidat tentang media komunikasi yang diinginkan dan tips/trik favorit selama menjadi komunikator yang efektif. Jika kandidat yang potensial untuk tim virtual Anda tidak menyukai surel dan mereka memang tidak ingin melakukan panggilan setelah pukul 16.30, mungkin Anda harus terus mencari kandidat lain.
Bagaimana cara membantu tim yang kekurangan staf
Jadi, Anda tidak mempunyai satu pun kandidat yang memenuhi kualifikasi saat ini. Apa yang dapat Anda lakukan untuk sementara waktu? Pertama, komunikasikan kepada karyawan Anda kalau tantangan ini berlangsung sementara dan Anda mencoba untuk merekrut rekan kerja yang baik untuk mereka. Banyak karyawan yang lebih ingin bekerja lebih ekstra selama beberapa minggu ketimbang berhadapan dengan karyawan baru yang buruk dalam jangka waktu panjang. Anda juga dapat mempertimbangkan untuk meminta karyawan Anda supaya membantu perekrutan dengan program rujukan karyawan.
Penting juga untuk memperhatikan karyawan yang memilih tetap bertahan. Pertimbangkan strategi untuk mengendalikan kelelahan emosional dan retensi peningkatan karyawan. Karyawan Anda saat ini membutuhkan respek, perhatian, penghargaan, dan keterikatan. Dengan meningkatnya jumlah pekerjaan yang menawarkan bonus yang melimpah, penting untuk mencoba memastikan kalau rumput tetangga tidak lebih “hijau”.
Mungkin memang dibutuhkan waktu untuk menemukan “seseorang” yang tepat, dengan mempertimbangkan apakah Anda harus merekrut untuk posisi yang berbeda untuk menurunkan sedikit tekanan pada tim Anda. Contohnya, mungkin Anda tidak dapat menemukan seorang sous chef yang memenuhi kualifikasi — dapatkah Anda merekrut line cook, pencuci piring, atau ekspeditor lain? Merekrut staf pendukung adalah praktik yang umum di fasilitas kesehatan (misalnya, merekrut perekam medis untuk mendukung dokter) dan institusi pendidikan tinggi (misalnya, merekrut asisten pengajar untuk membantu profesor) dan mungkin akan terus meningkat di masa depan. Pekerja yang ahli dapat meningkatkan produktivitas mereka hingga 20% dengan mengalihtugaskan atau mewakilkan tugas yang bernilai rendah kepada orang yang lain.
Selain itu, sekarang adalah waktu yang tepat untuk mempertimbangkan apakah seseorang yang tepat memang harus berupa “seseorang”. Di luar penggunaan robot di gudang, pabrik, dan restoran, kemajuan kecerdasan buatan telah memberikan bentuk kolaborasi baru antara mesin dan karyawan yang ahli.
Jika Anda tidak mempunyai aplikan yang mungkin lebih dapat diandalkan dan memiliki pola pikir yang tumbuh, perilaku positif, dan keterampilan komunikasi yang cukup, tidak merekrut seorang pun mungkin lebih baik daripada merekrut seseorang — setidaknya dalam jangka waktu pendek. Sementara itu, pertimbangkan bagaimana Anda dapat mendukung karyawan Anda saat ini dan apakah mengisi posisi yang berbeda mungkin merupakan pendekatan yang lebih baik.
Sumber: Harvard Business Review (Margaret M. Luciano dan Max Watson, 06 Desember 2021)
