Apa yang Membuat Sebagian Orang Lebih Produktif Dibandingkan Orang Lainnya

Apakah Anda menilai diri Anda sebagai orang yang sangat produktif?

Kami telah mempelajari produktivitas personal dengan mendalam dan apa yang membuat sebagian orang lebih produktif dibandingkan orang lainnya. Tahun lalu, kami memublikasikan survei untuk membantu para profesional dalam menilai produktivitas personal diri mereka — yang didefinisikan sebagai kebiasaan yang terhubung dekat dengan pencapaian lebih setiap harinya. Survei ini berfokus pada tujuh kebiasaan: mengembangkan rutinitas harian, merencanakan jadwal Anda, mengatasi pesan-pesan yang ada, menyelesaikan banyak hal, menjalankan rapat dengan efektif, dan mengasah keterampilan komunikasi, dan menugaskan tugas-tugas kepada orang lain.

Setelah mengolah data, kami memperoleh daftar jawaban yang lengkap dari 19,957 responden di enam benua. Sekitar setengah dari responden adalah penduduk di Amerika Utara, dan 21% lainnya adalah penduduk di Eropa, serta 19% adalah penduduk di Asia. Sisa 10% adalah terdiri dari penduduk (dalam urutan menurun) di Australia, Amerika Selatan, dan Afrika.

Survei kami memiliki keterbatasan — misalnya, responden adalah sampel pembaca HBR.org yang dipilih secara mandiri, dan peringkatnya adalah berdasarkan penilaian kebiasaan sendiri dibandingkan dengan upaya objektif produktivitas orang-orang. Namun demikian, kami percaya hasil survei memberikan pengetahuan yang bermanfaat terhadap produktivitas kebiasaan yang penting dan tantangan yang dihadapi oleh para profesional.

Tiga pola umum telah terlihat: Pertama, jam kerja yang panjang tidak selalu berarti produktivitas personal yang tinggi. Bekerja lebih pintar adalah kunci untuk menyelesaikan prioritas terpenting Anda lebih banyak setiap harinya. Kedua, umur dan senioritas sangat berhubungan dengan produktivitas personal — para profesional yang lebih tua dan lebih senior mencatat nilai yang lebih tinggi dibandingkan dengan rekan kerja yang lebih muda dan lebih junior. Ketiga, nilai produktivitas keseluruhan daripada profesional pria dan wanita kurang lebih sama, tetapi terdapat perbedaan menurut gender pada kebiasaan spesifik yang mendorong produktivitas personal.

Secara lebih spesifik, kami menemukan bahwa para profesional dengan nilai produktivitas tertinggi cenderung lebih baik dalam melakukan kebiasaan yang ada dalam kluster yang sama. Para profesional dengan nilai produktivitas tertinggi ini merencanakan pekerjaan mereka berdasarkan prioritas tertinggi mereka, dan lalu bertindak dengan tujuan yang pasti. Mereka mengembangkan teknik yang efektif untuk pengelolaan informasi dan tugas yang memiliki volume tinggi. Mereka juga memahami kebutuhan rekan kerja mereka — untuk rapat singkat, komunikasi yang responsif, dan pengarahan yang jelas.

Mari lihat hasil survei ini lebih mendalam. Secara geografis, rata-rata nilai produktivitas untuk para responden dari Amerika Utara berada di tengah-tengah data, meski orang Amerika biasanya bekerja dengan jam kerja yang lebih panjang. Orang Amerika Utara mempunyai nilai yang lebih rendah secara signifikan dibandingkan nilai produktivitas rata-rata responden dari Eropa, Asia, dan Australia. Di sisi lain, nilai orang Amerika Utara secara signifikan lebih tinggi daripada nilai produktivitas rata-rata untuk penduduk Amerika Selatan dan Afrika (meski harus mengingat kembali bahwa Amerika Selatan dan Afrika adalah area di mana kami mempunyai data yang paling minim).

Dengan melihat data secara lebih mendalam, kami melihat nilai produktivitas lebih tinggi di Eropa, Asia, dan Australia didorong karena kebiasaan yang kuat di area-area seperti jadwal harian, tidak selalu memeriksa pesan, berfokus lebih dahulu pada produk akhir, dan berpikir dengan matang sebelum membaca atau menulis.

Selagi survei kami menunjukkan perbedaan yang signifikan terhadap nilai produktivitas di tiap benua, terdapat perbedaan minimal antara nilai rata-rata pada responden pria dan wanita. Secara keseluruhan, responden yang ada terdiri dari 55% pria dan 45% wanita.

Meski begitu, terdapat perbedaan yang penting dalam bagaimana cara wanita dan pria menjadi sangat produktif. Wanita cenderung memiliki nilai lebih tinggi ketika sedang menjalankan rapat dengan efektif — wanita lebih mungkin mengirimkan agenda sebelum rapat dibandingkan pria, menjaga rapat berlangsung kurang dari 90 menit, dan menyelesaikan rapat dengan suatu kesepakatan untuk langkah berikutnya. Wanita juga lebih mungkin mengucapkan bahwa mereka telah mempersiapkan kalender mereka pada malam sebelumnya dan merespons lebih cepat pada surel yang penting.

Sebaliknya, pria melakukan dengan lebih baik khususnya ketika mengatasi volume pesan yang tinggi — dengan tidak melihat surel mereka terlalu sering dan melewati pesan yang tidak penting. Pria lebih mungkin dibandingkan wanita dalam memberikan informasi alokasi slot yang kosong pada jadwal harian mereka, lebih cepat menuju produk akhir, dan membuat kerangka pikiran sebelum menulis memo.

Di samping faktor geografi dan gender, kami menganalisis respons terhadap kuesioner kami berdasarkan umur dan senioritas. Terdapat lima kelompok umur — dengan kebanyakan responden berada di bawah kelompok umur 30 tahun dan paling sedikit berada pada kelompok umur di atas 60 tahun. Kami menemukan kalau nilai produktivitas responden meningkat secara sistematis semakin tua umur responden. Tren ini seperti merefleksikan manfaat belajar dari pengalaman selama bertahun-tahun terkait cara bagaimana bekerja lebih pintar. Pendorong nilai produktivitas yang lebih tinggi pada responden dalam kelompok yang mempunyai umur lebih tua adalah kebiasaan mereka yang kuat dalam empat area: mengembangkan rutinitas terhadap aktivitas yang bernilai rendah, mengelola arus pesan, menjalankan rapat dengan efektif, dan menugaskan tugas kepada orang lain.

Cerita ini kurang lebih sama jika mengacu pada faktor senioritas. Terdapat lima level senioritas yang tercatat dalam data, dengan level 5 untuk menunjukkan level paling junior dan level 1 untuk paling senior. Jumlah responden tertinggi berada pada level paling junior dan terendah berada di level paling senior. Sejalan dengan umur, nilai produktivitas meningkat secara sistematis berurutan dengan level kesuksesan senioritas yang lebih tinggi. Hal ini dapat menunjukkan para pebisnis profesional mencapai level senioritas lebih tinggi sebagian karena mengembangkan kebiasaan produktivitas yang baik (atau sebaliknya, orang-orang menjadi lebih senior dan seterusnya harus menjadi lebih produktif). Meski demikian, pendorong nilai yang lebih tinggi untuk responden pada level senior berbeda dengan pendorong nilai untuk responden yang lebih tua. Responden yang lebih senior mencapai produktivitas tinggi dengan merencanakan jadwal mereka dengan lebih baik, menyelesaikan banyak hal, dan keterampilan komunikasi yang lebih kuat.

Terakhir, kita akan berfokus pada sisi di setiap empat kategori demografis. Kami mendefinisikan sisi untuk menyertakan semua responden yang memiliki total nilai yang berada di luar dua simpangan baku dari rata-rata nilai. Sisi kiri terdiri atas responden dengan nilai terendah, sedangkan sisi kanan mempunyai nilai tertinggi. Kami tidak menemukan pola geografis atau gender pada kedua sisi, meski kami melihat beberapa dari profesional termuda dan paling junior berada di sisi kanan dengan nilai tertinggi.

Para profesional di sisi kanan dengan nilai produktivitas tertinggi lebih mahir khususnya ketika mengatasi penundaan, berproses menuju produk akhir dan berfokus pada pencapaian harian. Peringkat rendah pada ketiga kebiasaan ini biasanya dilaporkan oleh para profesional dengan nilai produktivitas paling rendah. Selain itu, para profesional di sisi kanan memiliki perencanaan di awal yang lebih baik — meninjau jadwal pada malam sebelumnya, mengirimkan agenda rapat, dan mengatur metrik kesuksesan bagi tim mereka. Para profesional di sisi kiri memiliki nilai rendah pada aspek perencanaan di awal ini. Mereka juga tidak meninggalkan slot terbuka pada jadwal mereka dan tidak membuat kerangka pikiran sebelum menulis memo.

Jadi, poin penting apa yang harus para profesional pelajari dari hasil survei kami?  Jika Anda ingin menjadi lebih produktif, Anda harus mengembangkan suatu susunan kebiasaan yang spesifik.

Pertama, rencanakan pekerjaan Anda berdasarkan prioritas terpenting, dan bertindak dengan tujuan yang pasti.

• Revisi jadwal harian Anda pada malam sebelumnya sebelum menegaskan prioritas Anda. Di samping setiap janji yang terdapat pada kalender Anda, catat tujuan yang Anda inginkan untuk janji tersebut.
• Kirimkan suatu agenda terperinci kepada semua partisipan di awal sebelum setiap rapat.
• Ketika memulai proyek besar, buatlah kesimpulan awal sesegera mungkin.
• Sebelum membaca setiap materi yang panjang, identifikasi tujuan spesifik Anda untuk membaca materi itu.
• Sebelum menulis sesuatu yang panjang, buatlah suatu kerangka pikiran dengan urutan logis untuk membantu Anda tetap berada sesuai rencana.

Kedua, kembangkan suatu teknik efektif untuk mengelola informasi dan tugas yang berlebih.

• Buatlah proses harian, seperti mengenakan baju atau menyantap sarapan, menjadi rutinitas sehingga Anda tidak menghabiskan waktu untuk memikirkannya.
• Alokasikan waktu pada jadwal harian Anda untuk menghadapi keadaan darurat dan keadaan yang tidak terencana.
• Periksa layar pada perangkat Anda sekali setiap satu jam , ketimbang melakukannya setiap beberapa menit.
• Lewati sebagian besar pesan Anda dengan melihat pada subjek dan pengirimnya.
• Bagi proyek besar dalam bagian-bagian kecil dan apresiasi diri Anda setiap menyelesaikan setiap bagian tersebut.
• Limpahkan tugas-tugas yang tidak menjadi prioritas tertinggi Anda kepada orang lain, jika memungkinkan.

Ketiga, pahami kebutuhan rekan kerja Anda untuk rapat yang singkat, komunikasi yang responsif, dan pengarahan yang jelas.

• Batasi waktu untuk setiap rapat maksimal adalah 90 menit, tetapi lebih disarankan kurang dari 90 menit. Akhiri setiap rapat dengan menggambarkan langkah selanjutnya dan tanggung jawab untuk langkah-langkah tersebut.
• Merespons dengan cepat kepada setiap pesan dari orang-orang yang Anda anggap penting.
• Untuk memperoleh perhatian audiens, bicaralah dengan sedikit catatan, ketimbang membaca teks yang telah disiapkan sebelumnya.
• Menciptakan tujuan yang jelas dan metrik kesuksesan untuk setiap upaya yang dilakukan tim.
• Untuk meningkatkan kinerja tim Anda, buatlah prosedur untuk mencegah kesalahan pada masa mendatang, ketimbang saling menyalahkan

Sumber: Harvard Business Review (Robert C. Pozen dan Kevin Downey, 28 Maret 2019)